Datenschutzordnung des Heimatvereins Marienberghausen vom 29.10.2019 nach den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSG-VO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)

Datenschutzordnung vom 29.10.2019 als PDF zum Download

Präambel

Der Heimatverein Marienberghausen verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung und der Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Dabei ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

3.1
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Ausnahmen gelten für Fotos und Videos, die anlässlich von öffentlichen Vereinsveranstaltungen gemacht wurden und bei denen sich die abgebildeten Personen dem im Vordergrund stehenden Gesamtgeschehen unterordnen.

3.2
Auf der Internetseite des Heimatvereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, Anschrift und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe einem hierfür zu bestimmenden Mitglied des Vorstandes zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Das hierfür zu bestimmende Mitglied des Vorstandes oder dessen Stellvertreter stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Es ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

5.1
Listen von Mitgliedern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

5.2
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

5.3
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches z.B. eine außerordentliche Mitgliederversammlung iniiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

6.1
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Dies gilt auch für die Kommunikation per E-Mail und mittels anderer sozialer Medien (z.B. WhatsApp-Gruppen).

6.2
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Datenschutzbeauftragter

Da im Heimatverein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der
automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, besteht nach § 38 BDSG für den Heimatverein kein Erfordernis zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

§ 8 Einrichtung und Unterhaltung des Internetauftritts

8.1
Der Heimatverein unterhält einen Internetauftritt (www.heimatverein-marienberghausen.de). Die Einrichtung und Unterhaltung obliegt einem hierfür zu bestimmenden Mitglied des Vorstandes. Änderungen dürfen ausschließlich durch das hierfür zu bestimmende Mitglied des Vorstandes oder dessen Stellvertreter vorgenommen werden.

8.2
Das hierfür zu bestimmende Mitglied des Vorstandes ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit dem Internet-Auftritt verantwortlich.

§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

9.1
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins (z.B. Mitglieder des Vorstands) dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

9.2
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Vereinssatzung des Heimatvereins vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 10 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung ist durch den Beschluss des Vorstandes des Heimatvereins Marienberghausen am 29.10.2019 beschlossen worden und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

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Gemäß § 4 dieser Datenschutzordnung ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Vorstand verantwortlich (§ 26 BGB).

Kontaktdaten: siehe in der Rubrik "Vorstand".